Datenschutzbestimmungen für SmartAnruf.de

§ 1 Allgemeines und Geltungsbereich

Diese Datenschutzbestimmungen gelten für sämtliche Leistungen der Mr-Money Software GmbH (nachfolgend "wir" oder "uns"), die wir gegenüber unseren Kunden im Rahmen des KI-gestützten Telefonassistent-Dienstes "SmartAnruf.de" erbringen. Sie regeln die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der EU-KI-Verordnung (AI Act), die seit 2025 in Kraft ist [0].

§ 2 Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:
Mr-Money Software GmbH
Schillerstr. 3
09366 Stollberg
Deutschland

Kontaktdaten:
Telefon: 037296-927398
E-Mail: post@mr-money.de
Homepage: https://www.versicherungsmaklersoftware.de/

Geschäftsführer: Dirk Natschke
Handelsregister: Amtsgericht Chemnitz HRB 27130
Umsatzsteuer-ID: DE280958445 [1]

Datenschutzbeauftragter:
Unser Datenschutzteam erreichen Sie per E-Mail unter: datenschutz@mr-money.de
Externer Datenschutzbeauftragter:
eins energie in sachsen GmbH & Co. KG
z.Hd. Christian Peters
Johannisstraße 1
09111 Chemnitz
E-Mail: christian.peters@eins.de

§ 3 Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung

(1) SmartAnruf.de erbringt KI-gestützte Telefonassistent-Dienste. Die Leistung umfasst die automatisierte Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonanrufen mittels künstlicher Intelligenz.

(2) Zur Erbringung der Dienstleistung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung):

Kundendaten: Name, Adresse, Kontaktdaten, Unternehmensdaten
Anruferdaten: Telefonnummern, übermittelte Namen, Anliegen
Gesprächsinhalte: Transkripte und optional Audioaufzeichnungen
Nutzungs- und Protokolldaten: Zur Sicherstellung der Servicequalität
Abrechnungsdaten: Für die Rechnungsstellung

§ 3a Besondere Bestimmungen zur KI-Datenverarbeitung

Die KI-gestützte Verarbeitung umfasst gemäß EU AI Act [0]:

Spracherkennung und -analyse: Umwandlung von Sprache in Text und Analyse des Anliegens.
Dialogführung: Automatisierte Generierung von Antworten.
Protokollierung: Erstellung von Gesprächszusammenfassungen.
Qualitätssicherung: Gelegentliche menschliche Überprüfungen von anonymisierten Transkripten durch unsere weisungsgebundenen Mitarbeiter zur Verbesserung der KI-Genauigkeit.
Service-Optimierung: Wir nutzen anonymisierte Daten ausschließlich zur Verbesserung und zum Training unseres eigenen SmartAnruf-Dienstes. Ein Training der Modelle externer Anbieter (wie OpenAI, Google etc.) mit Kundendaten findet nicht statt.

Die verwendeten KI-Systeme werden als Hochrisiko-KI-Systeme nach der EU-KI-Verordnung eingestuft und unterliegen entsprechenden Sorgfaltspflichten [2].

§ 4 Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

Erbringung der vertraglich vereinbarten Telefonassistent-Dienste
Abrechnung und Zahlungsabwicklung
Qualitätssicherung und Verbesserung unseres Services
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen)

§ 5 Speicherdauer

(1) Gesprächsaufzeichnungen und Transkripte werden standardmäßig 30 Tage gespeichert und danach automatisch gelöscht, sofern Sie keine abweichende Regelung getroffen haben.

(2) Abrechnungsrelevante Daten bewahren wir gemäß den gesetzlichen Fristen (in der Regel 10 Jahre) auf.

§ 6 Auftragsverarbeiter und Datenweitergabe

(1) Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (z.B. an Telekommunikationsanbieter oder die unten genannten KI-Dienstleister) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

(2) Wir setzen sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter (gem. Art. 28 DSGVO) ein. Die Verarbeitung durch externe KI-Anbieter kann auch in Drittländern (z.B. USA) erfolgen. In diesen Fällen stellen wir durch Standardvertragsklauseln und weitere Garantien ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

§ 6a Eingesetzte externe KI-Dienstleister

Zur Bereitstellung des Dienstes nutzen wir spezialisierte KI-Modelle von Drittanbietern. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), die sicherstellen, dass Ihre Daten vertraulich behandelt und nicht für das Training der allgemeinen KI-Modelle dieser Anbieter verwendet werden.

OpenAI (ChatGPT): Datenverarbeitung erfolgt über den Azure OpenAI Service in der EU.
Anthropic (Claude): Verarbeitung gemäß DSGVO und europäischen Datenschutzstandards.
Google (Gemini): Verarbeitung über Google Cloud mit garantierter EU-Datenresidenz für Geschäftskunden [2].

§ 7 Datensicherheit (Technische und Organisatorische Maßnahmen)

Wir schützen Ihre Daten durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen, darunter:

Verschlüsselung: Alle Daten werden sowohl bei der Übertragung (TLS) als auch bei der Speicherung (at-rest) verschlüsselt.
Zugriffskontrollen: Strenge Zugriffsregelungen stellen sicher, dass nur befugte Mitarbeiter auf Daten zugreifen können.
Anonymisierung: Wo immer möglich, werden Daten vor der Analyse pseudonymisiert oder anonymisiert.
Regelmäßige Audits: Unsere Systeme und die unserer Partner werden regelmäßig auf Sicherheit und Konformität überprüft.

§ 8 Ihre Rechte als Betroffener

Sie haben jederzeit das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: post@mr-money.de

§ 8a Besondere Rechte bei KI-Nutzung

Zusätzlich haben Sie gemäß EU AI Act das Recht auf [0]:

Transparenz: Information über die Funktionsweise der eingesetzten KI.
Menschliche Überprüfung: Das Recht, eine durch KI getroffene Entscheidung von einem Menschen überprüfen zu lassen.

§ 9 Änderungen dieser Bestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzbestimmungen anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen [3]. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie rechtzeitig.

§ 10 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Einbeziehung der DSGVO und der EU-KI-Verordnung. Gerichtsstand ist Chemnitz.